El queso ya no importa ¿Quién se ha llevado mi Gantt?
- Escrito por Vanessa Amaya
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“Está muy buena esta nueva forma de trabajar ágil que tienen, las herramientas están muy novedosas, eso de orientarse a valor es muy bueno, me gustan mucho los tableros pero me pueden decir ¿en dónde veo el gantt del proyecto?”
La frase anterior nos está persiguiendo y no solo por los usuarios de negocio, también por las Gerencias de TI y por Líderes, Gerentes de Proyecto que siempre han tenido un Gantt y quieren seguir teniendo un Gantt.
Hace unas semanas platicaba con un Líder de proyecto que me decía “para mí tener post-its pegados me hace sentir desordenado” cuando le hice ver que no todo es post-its y que puede tener tableros en herramientas digitales me dijo “si pero con los tableros no veo cuando van a terminar, ni tengo visibilidad clara de cuanto dura cada actividad en la línea de tiempo” al final de la conversación me comentó “será que estoy demasiado acostumbrado a los Gantts”…
Esta visibilidad clara de cuanto dura cada actividad en la línea de tiempo siempre ha sido una fantasía que no hemos querido afrontar, la fantasía de que los bloques de tiempo se distribuyen en días completos, cuando sabemos que el tiempo dedicado a actividades es muy difícil (sobre todo por el gran porcentaje de tiempo que se va en juntas que no aparecen en el Gantt) y también debido a que por más que leamos que es importante el tiempo dedicado a un solo proyecto a la vez esto rara vez se cumple, a veces si podemos tener un solo proyecto de desarrollo a la vez pero somos interrumpidos por el soporte o seguimiento a otros desarrollos que ya están en producción.
De un día a otro, de una semana a otra hay cambios ya sea de opinión, imprevistos en el equipo, prioridades distintas y debido a la precisión que nos exige un Gantt para ser actualizado, el esfuerzo es grande y la efectividad baja, que si por ajustar el tiempo, que si por ajustar las dependencias, que si por el cambio, que si por los recursos, por lo que sea se requiere precisión y la precisión requiere tiempo.
Lo más triste de lo anterior, es que los Gantts quedan obsoletos muy pronto en proyectos que están en entorno de incertidumbre (con alta probabilidad de cambio) y por ello no reflejan la realidad, es una fantasía diagramada y es por ello que proyectos que al parecer iban muy bien, de repente están muy mal, porque los estatus reportados eran de fantasía y no es porque queramos decir mentiras, sucede que en el desarrollo de software (y en otro tipo de disciplinas) hay gestión reactiva y gestión proactiva, lamentablemente mucho de lo que podríamos prevenir por debilidades en prácticas del negocio sobre cómo se solicitan requerimientos, debilidades en claridad y en priorización se convierte en reacción = GPB (Gestión por Bomberazo).
Lo anterior es la razón por la cuál solemos pasar más tiempo actualizando planes que avanzando.
¿Qué alternativa hay?
Gestión por Tableros de columna de estado.
Kanban nos trajo, entre muchos de sus legados (sistema y método), el uso de tableros para visibilizar el trabajo y mantenernos enfocados.
La línea de tiempo del Gantt es la que estos tableros no dan porque se enfocan en tener columnas con 3 estados:
Sin iniciar, En proceso y terminadas. De estas columnas por conteo de actividades se pueden sacar porcentajes de avance y si los usuarios u otros involucrados extrañan el Gantt porque quieren ver la línea de tiempo para ver cuando algo empieza y cuando algo acaba, si se trabaja por iteraciones (sprints, si usas Scrum) y cada iteración tiene un inicio y un final en el cuál nos enfocamos a corto plazo para alcanzar el mayor valor posible. Podemos poner columnas adicionales SIEMPRE Y CUANDO NO SE HAGA POR MANTENER SILOS Y QUE LOS ELEMENTOS DE TRABAJO PASEN POR TODAS LAS COLUMNAS.
El cambio más radical de manejar las columnas de estado, es decirle adiós a los porcentajes de avance, porque está en un estado o en otro y lo que nos interesa es que avancen hacia la última columna: dejar de comenzar y comenzar a terminar.
Por toda la variabilidad que vivimos, las fechas de inicio son generalmente las más impactadas, por ello en la agilidad nos enfocamos en fechas de vencimiento. En el caso de Scrum, es la fecha de término del Sprint como eje para avanzar continuamente en los items del backlog seleccionados para el sprint en curso. En el caso de Kanban es a través de la priorización constante y visibilidad de los requerimientos señalados con fecha fija y expeditos.
A los clientes les damos acceso a dichos tableros bajo el entendido de que si algo no está en el tablero no lo estamos planeando hacer, si algo no está en proceso es que no lo estamos haciendo, así que si no está en el tablero no va a existir.
¿Qué tablero usar?
A continuación te pongo los tableros que he usado, lo que más de gusta de cada uno y lo que no me ha gustado para que tengas referencia.
Me gusta: Su interfaz, que la versión gratuita permite hasta 10 tableros por equipo, las etiquetas y las listas son ilimitadas. Me gusta su interfaz y que cada tarjeta tiene detalle suficiente entre el cuál se encuentra que cada tarjeta genera su propia dirección de correo electrónico para actualizar la historia de lo que hacemos de manera automática si mandamos un correo referente a una actividad. Soy usuaria de Trello desde el 2013. Tiene un log general para poder tener un resumen de lo que se ha trabajado día por día. Se pueden copiar tableros completos o por parte y hacer referencia a tarjetas de trello. Y también me gusta que se pueden personalizar con imágenes los fondos de los tableros.
No me gusta: Que haya pocos power-ups (conexión con otras apps) para sacar métricas Kanban y aparte, solo se puede 1 power up por tablero en la versión gratuita.
Me gusta: Me encanta su interfaz, la posibilidad de gestionar portafolios de proyectos a través de la opción de Espacios (Spaces) que es algo que me hacía falta en Trello, las vistas que tiene para poner las columnas también como tipo listas, ayuda mucho para gestionarse durante el día. La posibilidad de agregar objetivos a alcanzar que pueden acompañar a la gestión de proyectos, para no olvidar objetivos estratégicos. Cada tarjeta también tiene el detalle suficiente. Me gustan también sus métricas y dashborads, la versión gratuita tiene opción suficiente para dashboards pero estoy a punto de comprar la versión de paga porque hay unos dashboards sumamente interesantes.
No me gusta: Que no puedo personalizar con imágenes mis tableros, ya se, no es relevante, pero me encanta verlos bonitos y es algo que si da Trello. En realidad, hasta ahora es lo único que no me ha gustado pero no me incomoda, no es una funcionalidad relevantes.
Tengo usando click-up desde finales del 2019 y ahora, es mi herramienta de Tablero favorita.
Con algunos de mis clientes he tenido la oportunidad de usar otras herramientas, no tan frecuentemente como las anteriores pero te dejo mis comentarios:
Es muy similar a Trello solo que en la versión gratuita se tiene limitante de 15 participantes por tablero. Para equipos pequeños está bien, pero en mi caso que realizo cursos y eventos donde necesito estén en el tablero más de 15 participantes, esto me limita.
Me gusta: Que para las empresas que ya invirtieron en Microsoft Teams, se les facilitará implementar Planner para empezar a acostumbrarse con esta forma de trabajo. Me gusta que haya dos vistas para las columnas ya que compensa su debilidad en el uso de etiquetas (eso lo hablaré en la siguiente parte), tiene métricas automáticas y filtros combinables para visibilizar el trabajo. Tiene gráficas de estatus y asignación para facilitar la vista y comprensión de cómo vamos en el progreso.
No me gusta: Que pida fecha de inicio en las tarjetas porque eso se acerca más a la gestión tradicional que la ágil. Que no se puede dar acceso a los tableros a personas ajenas a la organización, considerando que casi todos en nuestro equipo tenemos personas externas (cliente, aliados, proveedores, voluntarios, temporales) esta medida limita la visibilidad y colaboración en tableros.
Me gusta: Tiene una cantidad muy nutrida de métricas y posibilidad de integraciones. Me gusta que se concibió para desarrollo de software por lo que su diseño está orientado a este público principalmente. Me gustó el gran esfuerzo que hizo Attlassian para que las empresas se abrieran a usar tablero digital.
No me gusta: Que por querer darle gusto a todo el mundo, ya se hizo muy compleja de usar para varios. Para poder cubrir todo tipo de proyectos, hay funcionalidad para agilidad y para gestión tradicional, el problema es que no hay una separación interna, lo cuál no ayuda mucho a las empresas que están en transición a la agilidad y eso provoca que la resistencia al cambio haga que crean que están siendo ágiles cuando usan Jira pero en realidad solo están disfrazando lo de siempre y esta herramienta les permite hacerlo. Otro detalle con el que me perdieron fue que los puntos por historia permiten decimales. Para empezar los puntos por historia son para hablar de complejidad, la puntuación es el vehículo para hacer que los equipos hablen y expongan su criterio y experiencia, con ello se puede realizar planeación colaborativa. El ponerle decimales hace que se pierda la esencia de los puntos por historia (a mi parecer) porque da pie a decir "terminé 2.5 puntos de 5 que tenía", en la agilidad lo que cuenta es lo que ya se terminó, y el avance no es por porcentaje es por columna, de lo que se trata es de avanzar. Esa funcionalidad hace más complejo y ambigüo algo que de por sí ya es complejo y ambigüo como lo es una estimación.
Hay otra herramienta que también se ha hecho popular que se llama Monday pero no la he utilizado, pero conozco a quienes sí y están contentos con ella.
En general:
- Los tableros digitales me han ayudado a evitar el desperdicio de generar presentaciones de estatus, porque el estatus está vivo y listo para ser consultado.
- Los tableros digitales tienen la posibilidad de generar automáticamente métricas y usarlas para mejorar y entender es muy bueno, da una muy buena entrada para hablar en una retrospectiva, es como tomar una faoto y hablar de la foto y tomar decisiones.
- Tengo 8 años de no hacer presentaciones de estatus, mejor presentaciones para otro tipo de cuestiones que no aparecen en el tablero.
- Los tableros han sido un medio para habilitar las prácticas de agilidad, ya que no se trata de saber usar una herramienta, se trata de las prácticas colaborativas a aplicar con ella y los acuerdos que va provocando su uso.
- Los tableros permiten visibilizar el trabajo y tomar decisiones de manera conjunta, a tiempo.
Les dejo links donde se comparar diferentes tableros para que vean otras opiniones:
Conclusión:
En mi opinión, lo que nos impide eliminar ciertas prácticas que no son efectivas son las creencias limitantes que hay alrededor de ellas, entender que están arraigadas no porque funcionen sino porque es lo que la mayoría aplica y lo que se ha hecho por muchos años (décadas), siempre lo hemos hecho y es lo que conocemos, sea efectivo o no lo sea.
Lamentablemente en muchas empresas se pide hacer doble gestión, actualizando dos herramientas aunque sea con la misma información, el ideal sería no hacer esto pero las oficinas de proyectos y las gerencias tienen tan arraigado el Gantt que es difícil, lo importante es que este doble esfuerzo de actualización sea transitorio, que solo dure un proyecto o dos proyectos para después soltar la vieja práctica y quedarnos con la nueva.
Si vas a cambiar la forma de gestionar, cambia. Recomiendo evitar la doble gestión porque es un esfuerzo que solo sirve para sostener más tiempo la resistencia al cambio por apego.
"La costumbre nos hace vivir en una jaula aún sabiendo que la puerta está abierta".
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