Indiana Jones en el reino de las juntas, correos y chats

Veamos el entorno de las juntas:

En las juntas presenciales, frecuentemente encontrarás a todos los participantes con las laptops abiertas, a una persona dirigiendo la junta, otra interactuando, dos o tres fingiendo que escuchan pero en realidad continuamente dirigen miradas hacia su computadora y sutilmente tocan el teclado para contestar algún correo o algún chat y otros de plano clavados en sus laptops sin importar lo que pase alrededor esperando a que su nombre sea mencionado para reaccionar.

A todos nos afecta una situación como la anterior; estar con una laptop abierta divide tu atención y a menos que tú tengas que presentar o que estés tomando nota de los puntos relevantes de la reunión, no deberíamos tener la laptop abierta en las reuniones. Si no se enfocan todos los participantes en el momento presente, no habrá efectividad y es tiempo perdido.

En las juntas virtuales, crece la posibilidad de falta de atención plena, simplemente se apaga la cámara y ya con eso nos damos el permiso de hacer otra cosa o creer que por dejar en segundo plano la junta y solo atender en caso de que se ofrezca. Lo cuál hace que no se ponga atención plena ni en la junta ni en esa otra cosa que se pretende hacer.

Necesitamos defender los objetivos de nuestros proyectos y tener claro que las juntas, el envío de correos, el contestar chats no es trabajar, a menos de que esa junta, ese correo y ese chats nos lleve a acordar algo valioso y a construir algo valioso.

Generar entregables de valor sí es trabajar, si es avanzar. Si una junta o un correo ayudan a clarificar prioridades, si ayudan a encontrar ese valor, entonces si son necesarias, si hacen lo contrario o no son para eso, no tiene caso.

Si las reuniones no aportan para dejar de sentirnos perseguidos por una gran roca de trabajo que en cualquier momento nos puede aplazar, no tiene caso seguir con las mismas prácticas en las juntas.

¿Por qué nuestra agenda se inunda de juntas y de retrasos pero no cambiamos los hábitos con respecto a las reuniones?

La forma y frecuencia de reunirse, es el hábito clave más importante en las empresas y por ello, he visto que cuando las estrategias de transformación organizacional no tocan ese hábito clave, las transformaciones son muy lentas o no sostenibles en el tiempo o caen en transformaciones disfrazadas (que al final, no son transformaciones sostenibles en el tiempo).

Las reuniones crean una ilusión de control, si estás en la junta, estás trabajando. Lo anterior se dió más en la pandemia con todas las empresas que se imaginaban que las personas estaban de vacaciones si están en su casa pero ya venía desde antes.

Las reuniones también crean una ilusión de ser productivos. Relacionamos una agenda ocupada con una agenda productiva cuando no es así. Todos podemos demostrar que estamos sumamente ocupados con reuniones y eso no es garantía de que estemos avanzando y logrando algo.

Algunos consejos:

• Minimiza o elimina las reuniones para "revisar el estatus". Tenemos acceso a herramientas y plataformas cada vez más colaborativas donde en cualquier momento podemos saber el estado de los proyectos. Es mejor profundizar en algunas reuniones sobre algo más productivo que contestar con powerpoints y en horas "¿cómo vamos?". Las juntas importantes son las que nos llevan al "¿Qué hacemos al respecto?", "¿Cómo pueden ayudar los involucrados en la reunión para avanzar de una mejor manera?. Enseña y orienta a todos los involucrados hacia herramientas donde puedan consultar estatus de los proyectos, considero que las juntas para hablar de estados de proyectos salen sobrando si hay tableros actualizados y herramientas colaborativas.

• Tener en cuenta que no se tienen que convocar absolutamente todas las juntas de 1 hora, se vale que se agenden de 30 minutos. Si es una junta de más de 2 horas, eso ya es una mesa de trabajo y deberíamos de aprovechar para generar un entregable aprovechando que estamos juntos o desatorar un impedimento grave.

• Razona tu participación en una junta, si consideras que no aportas, que recibiste la invitación por error, comunica entonces las prioridades que tienes con respecto a entregables y asegura que te pondrás al tanto de los acuerdos establecidos. Se vale decir "no me es posible asistir" porque no estamos obligados a decir que sí a toda solicitud de reunión que nos llega. Ahora, si aceptamos participar, en el momento en el que alguien nos invita a la junta, adquirimos el derecho de aportar para que sea efectiva, tenemos derecho a preguntar, tenemos derecho a que ese tiempo que nos apartaron se aproveche.

• No permitas que la junta termine sin que haya quedado claro lo que cada quien debe de hacer saliendo de la reunión. Antes de salir, resumir los puntos y acuerdos más importantes, no en una minuta, en vivo. Si se documenta algo, mejor que sea en una herramienta, si usas tableros kanban digitales, los acuerdos se pueden poner en las tarjetas relacionadas al tema, o crear nuevas tarjetas si es que durante la junta se determina algún entregable o acción relevante que no se tenga contemplada.

• Olvida los chats, las notificaciones de tu celular, enfócate. Ese enfoque, esa atención, el dedicarnos a una tarea a la vez. Vivir en un mundo de multiproyectos donde nos sobrecargan y aceptamos esa sobrecarga no quiere decir que dejemos de priorizar y mucho menos significa intentar hacer todo a la vez, una cosa a la vez de un proyecto a la vez. El multitasking no es una habilidad a desarrollar, es algo para lo que nuestro cerebro no está configurado, no es posible. Parece posible pero la realidad es que es una ilusión de que estamos haciendo más de una cosa al mismo tiempo porque nuestro cerebro sacrifica el desemepeño de alguna o de todas las cosas que queremos hacer al mismo tiempo. Y otra cuestión que sacrifica es la memoria a corto plazo, por ello las personas solemos olvidar lo que vimos en las juntas y caemos en incumplir por olvidar.

Antes de terminar, quiero que quede claro que no “satanizo” a las juntas ni el uso del correo electrónico ni los chats, lo que considero que es perjudicial es el abuso de estos dos medios como si fueran los únicos para comunicarnos. Considero que si es importante reunirnos, pero es mejor hacerlo en torno a un pizarrón en blanco, hojas de rotafolio o herramientas colaborativas en la línea que frente a pantallas solitarias de computadoras. Reunirnos para SOLUCIONAR a través de la inteligencia colectiva de los participantes, en eso sí creo.

Si quieres más sobre este tema, te invito a escuchar el episodio de mi podcast donde hablo de "Juntas ineficientes afectan al producto", escúchame en Sportify y en Anchor FM.