Agilidad & Visual Management
- Escrito por Vanessa Amaya
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La transformación digital no solo involucra un cambio en la forma en la que la tecnología se adopta, sino también en cómo se gestiona y cómo nos comunicamos.
Uno de estos cambios nos ha traído a la Gestión Visual (Visual Management) como una gran opción.
El objetivo de este estilo de gestión de proyectos es favorecer la comunicación, que las personas puedan comprender más rápidamente el significado y estado de la información que se quiere transmitir y que todos los involucrados estén enterados de las metas a alcanzar y las razones detrás de esas metas.
Durante décadas, hemos solventado una cantidad de malos entendidos durante los proyectos que siempre han costado tiempo y dinero, este es un lujo que ya no es posible porque la Transformación Digital no da cabida a los errores de comunicación que solíamos cometer; ya que la movilidad y la nube hacen que la competencia pueda aprovechar con mucha ventaja cualquiera de nuestros errores y retrasos.
La agilidad va muy de la mano con el Visual Management porque para fomentar transparencia, compromiso, entendimiento, priorización por valor de negocio, colaboración y equilibrio, los elementos visuales juegan un papel fundamental para recortar las brechas de entendimiento que provocan los retrasos más comunes.
Aparte del entendimiento, un rubro fundamental es el grado de aprendizaje que se va adquiriendo en los proyectos, trabajes con agilidad o no, jamás debemos de olvidar que un proyecto es una fuente constante de aprendizaje: del negocio del cliente, de cómo son las personas que trabajan en el proyecto, cómo podemos mejorar, en qué nos equivocamos más, cómo mejoramos la calidad, retos técnicos, etc... Los proyectos son una fuente gigantesca de aprendizaje, si en cada proyecto no estamos aprendiendo algo, lo que sea, es indicador de una pésima gestión y una mala integración del equipo.
La importancia de que todos en el equipo vean lo mismo
Una lamentable práctica que hemos arrastrado a lo largo del tiempo es la de Burocratizar la información, es decir, categorízamos en información "privilegiada", información "general" e información "categorizada" y cada persona o roles de un equipo tiene ciertos derechos a cierta información pero no a toda.
En un proyecto siempre hay información confidencial en su mayoría relacionada al manejo del presupuesto en el proyecto, sin embargo, fuera de esta información, todo el equipo deberá ser capaz de ver, entender y tener acceso a todos los niveles de información posible y con mayor preferencia, al mismo tiempo. También hemos burocratizado el acceso a ciertas reuniones, sobre todo en las más importantes, donde se plantea la visión y las necesidades de negocio, no se le permite al equipo completo que hará realidad esos objetivos participar en ellas porque "habrá directivos presentes".
¿En qué zona de la pirámide del aprendizaje está tu equipo?
Los estilos, prácticas y formas de comunicación nos deben de llevar a zonas de alto aprendizaje, ya que un proyecto del cual no entendemos el objetivo no hace posible aprender de él, y los mismos errores aparecen de forma reiterada.
Es vital que la mayoría de las acciones de un proyecto estén recargadas en: DECIR Y HACER, REALIZAR Y DEBATIR.
Las juntas tradicionales donde todos escuchan y uno presenta, solo da un 5% de aprendizaje: fomentemos la interacción para que en la mayoría de las juntas se permita más que solo escuchar:
(VER) Audiovisual = Visual management, (VER Y ESCUCHAR) Demostración con ejemplos, Discusión = conocer la opinión de TODOS los presentes en la reunión, (HACER) Práctica = mesas de trabajo = (DECIR Y HACER) Enseñar a otros = que todos sean capaces de explicar el proyecto y sus detalles & que todos compartan y transmitan sus aprendizajes.
Y cómo parte del equipo también están tus clientes ¿qué están aprendiendo ellos sobre la industria de TI, sobre tu equipo, sobre su negocio, sobre el potencial que tienen juntos?