El reto de la Retrospectiva y de las reuniones diarias en Scrum es manejar conversaciones incómodas y sacar soluciones efectivas con equipos unidos
- Escrito por Vanessa Amaya
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Hay una razón importante por la cual está en primer lugar "Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas" dentro de las esencias del manifiesto ágil: todas las prácticas que se implementen para fortalecer las interacciones que suceden durante los proyectos elevan la productividad y disminuyen retrasos ocasionados por malos entendidos y desmotivación.
Entonces ¿Por qué está costando trabajo en las empresas en México implementar prácticas que en teoría se perciben sencillas como las "Scrum Daily Meetings" y las "Sprints Retrospectives"? Porque culturalmente no estamos acostumbrados a tener conversaciones cara a cara efectivas y ese factor ha impulsado el uso desmedido de comunicación vía correos y chats, los cuales separan a los equipos y crecen los malos entendidos.
Nos hemos llenado de malas prácticas que fomentan el retraso en los proyectos y el desperdicio del tiempo:
| Mala práctica | Antídoto ágil |
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Juntas para hablar del "estatus" del proyecto, a veces con frecuencia semanal (por cada proyecto que se tenga), a veces 2 veces por semana. Duración promedio 2 horas de ejecución (por cada invitado a la reunión) + 2 horas de preparar la bonita presentación que se va a proyectar. Si llevas 2 proyectos esta práctica hace perder 4 horas de ejecución + 4 de preparación = 8 horas a la semana = 1 día laboral. Resultado: Ese estatus al día siguiente cambiará y todos volverán a estar desactualizados. |
Mantener actualizado el tablero del proyecto provocará que no se necesiten reuniones para hablar del "estatus" ya que en cualquier momento cualquiera de los involucrados en el proyecto podrá entrar y ver qué sigue pendiente, qué está en proceso y qué ya se terminó. Actualizar el tablero de forma diaria consume alrededor de 10minutos de cada uno de los responsables de las tarjetas = 50 minutos a la semana por persona. Resultado: Adiós a las reuniones semanales y al desperdicio del tiempo para preparar presentaciones bonitas que esconden los problemas en los proyectos. |
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Juntas para señalar culpables cuando hay algún problema. Duración promedio = 1.5 horas de ejecución (por cada invitado a la reunión) + 1 hora para preparar la defensa de cada uno de los sospechosos. Ambiente a la defensiva, todos van con la misión de salir como "inocentes". Resultado: soluciones de forma que no quitarán los problemas de fondo. |
Las reuniones diarias de 15minutos tienen como objetivo que cada miembro del equipo tenga claro lo que se debe de avanzar/terminar durante el día y hablar de los impedimentos para lograrlo. Al hacer esto durante las primeras horas de la mañana permite tener tiempo para poder ayudar al equipo a librar sus impedimentos. Inversión: 15 minutos diarios = 1.5 horas a la semana por participante. Resultado: Fomenta la comunicación y la apertura para hablar diariamente de problemas provocando así la cultura de hablar cara a cara y de hablar oportunamente de los problemas para solucionarlos en equipo.
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Juntas para todo: si tienen una duda = junta de 1 hora, si tienen una preocupación = junta de 1 hora, si tienen una queja = junta de 1 hora, si necesitas una idea = junta de 1 hora. Como para todo hay junta se le pierde el interés y entonces en cada sala podrás encontrar a un promedio de 6 participantes, todos con sus laptops abiertas haciendo algo que no tiene que ver con la junta, una sola persona presentando y hablando, tal vez una persona más le contesta y el resto solo pone atención cuando escuchan su nombre y pretenden que estaban poniendo atención. Resultado: horas desperdiciadas (en promedio 12 horas a la semana) |
Si tienes una duda: ve al lugar de la persona que te puede ayudar, en la mayoría de las ocasiones esas dudas se resuelven en MINUTOS. Si no está en la misma ubicación que tú = videoconferencia o llamada. Si tienes una preocupación, una queja o una idea: extérnala en las reuniones cortas diarias o en la sesión de retrospectiva. Si te invitaron a una junta, llega puntual, cierra tu laptop, escucha y participa. Con tu interacción fomenta que sea una sesión de menos de una hora. Resultado: Equipos comunicados y unidos. Inversión = 3 horas a la semana. |
En promedio ¿cuántas horas pasas en juntas? y ¿cuánto de ese tiempo se aprovechó efectivamente en soluciones y unir a los equipos?
Es un hecho que culturalmente no estamos acostumbrados a manejar conversaciones incómodas de manera efectiva, creemos que evitando la incomodidad evitamos el problema, pero no es así, el problema al ser evitado solo crece y crece junto con los retrasos en los proyectos. También creemos que gritando y levantando la voz el problema se asustará y se irá corriendo, lo que se va corriendo es la motivación de las personas y sus ganas de contribuir.
Si aprendemos a manejar conversaciones incómodas y aprendemos a mejorar nuestras conversaciones en el día a día impactamos positivamente a las personas que hacen realidad los proyectos.
Scrum no es una solución para todo tipo de proyectos ni todo tipo de empresas. No es una bala de plata. Pero sí mejora lo más importante, lo que otros modelos, normas y prácticas para el desarrollo de software dejaron olvidadas: la interacción entre las personas involucradas y evitar desperdicios.
Los proyectos no se hacen solos: los hacen las personas. Los proyectos exitosos los hacen las personas capacitadas, motivadas y bien comunicadas